สร้างหัวจดหมาย

หัวจดหมายที่เหลือพื้นที่ให้เนื้อจดหมาย

หัวจดหมายคือกรอบที่ใช้ซ้ำได้รอบงานติดต่อของคุณ เป็นการบอกผู้ส่งก่อนที่ผู้อ่านจะถึงประโยคแรก จึงควรมีเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นจริง ๆ ได้แก่ ชื่อองค์กร วิธีตอบกลับที่เชื่อถือได้ และสัญญาณภาพ เช่น โลโก้ อักษรย่อ หรือสีประจำแบรนด์ หน้ากระดาษควรใช้งานได้ดีแม้พิมพ์ขาวดำหรือส่งเป็นไฟล์แนบอีเมลธรรมดา

ให้ชื่อบริษัทโดดเด่นที่สุด ข้อความสั้นของแบรนด์วางไว้ด้านล่างได้ แต่ไม่ควรแข่งขันกับชื่อ วางรายละเอียดที่ใช้งานจริงในบรรทัดหรือคอลัมน์ที่สงบกว่า เช่น อีเมล โทรศัพท์ เว็บไซต์ และที่อยู่ไปรษณีย์ หากรายการเริ่มแน่น ให้คงช่องทางที่มีประโยชน์ต่อเอกสารนี้ไว้และตัดส่วนที่เหลือออก

ขนาดกระดาษสำคัญเมื่อคุณจะพิมพ์ ไม่ใช่เพียงส่ง PDF เท่านั้น A4 กำหนดโดย ISO 216 และมีขนาด 210 × 297 มม. US Letter มีขนาด 8.5 × 11 นิ้ว หรือ 215.9 × 279.4 มม. ทั้งสองขนาดคล้ายกันแต่ใช้แทนกันไม่ได้ เพราะ A4 สูงกว่าและแคบกว่าเล็กน้อย เลือกกระดาษที่ผู้รับหรือเครื่องพิมพ์สำนักงานใช้เป็นปกติก่อนปรับระยะห่าง

เว้นส่วนหัวและส่วนท้ายให้ห่างจากขอบที่พิมพ์ไม่ได้ เครื่องพิมพ์บ้านและสำนักงานจำนวนมากพิมพ์ไม่ถึงขอบกระดาษ โลโก้หรือที่อยู่ที่วางชิดเกินไปจึงอาจถูกตัด แม้บนหน้าจอจะดูดี ใช้ตัวอย่างแบบสดตรวจสมดุล: ส่วนหัวควรบอกผู้ส่ง ขณะที่พื้นที่เนื้อหาควรเป็นส่วนที่ใหญ่ที่สุดของหน้า

ก่อนพิมพ์ ให้ตรวจข้อมูลติดต่ออย่างละเอียดพอ ๆ กับเนื้อจดหมาย โดเมนผิด หมายเลขโทรศัพท์เก่า หรือที่อยู่ล้าสมัยทำให้กระดาษบริษัทมีประโยชน์น้อยลงทุกครั้งที่นำมาใช้ซ้ำ ในหน้าต่างพิมพ์ให้ยืนยันขนาดกระดาษเดียวกับที่เลือกไว้ที่นี่ เลือกบันทึกเป็น PDF เมื่อจำเป็นต้องมีเอกสารคงที่สำหรับส่งอีเมลหรือเก็บแฟ้ม ใช้การส่งออก PNG สำหรับภาพร่าง การขออนุมัติ หรืออ้างอิงงานออกแบบ

สิ่งนี้ต่างจากแม่แบบจดหมาย แม่แบบช่วยจัดโครงสร้างหรือเขียนข้อความหนึ่งฉบับ ส่วนหัวจดหมายทำให้เอกสารหลายฉบับมีตัวตนของผู้ส่งเดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นข้อเสนอ จดหมายสมัครงาน หนังสือแจ้ง หรือบันทึกภายในสั้น ๆ