Softonic

ตัวอย่างเทมเพลตจดหมาย

ขั้นตอน 1 / 4
คุณกำลังเขียนจดหมายประเภทใด

เว้นว่างไว้เพื่อใช้เรื่องที่แนะนำสำหรับจดหมายประเภทนี้

ถัดไป: ผู้ส่งและผู้รับ

การเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการตั้งแต่ต้นนั้นใช้เวลานาน ส่วนการจัดรูปแบบให้ถูกต้องกลับเป็นสิ่งที่ทำได้ง่ายเกินไป โปรแกรมสร้างจดหมายนี้จะเติมโครงสร้างพื้นฐานไว้ให้ครบถ้วนสำหรับประเภทจดหมายที่พบบ่อยที่สุด ไม่ว่าจะเป็นช่องผู้ส่ง ช่องผู้รับ วันที่ เรื่อง คำทักทาย ข้อความหลัก การลงนาม และเอกสารแนบ เพื่อให้คุณสามารถโฟกัสกับเนื้อหาของจดหมายได้อย่างเต็มที่ เพียงเลือกแม่แบบ ใส่เนื้อหา จากนั้นส่งออกในรูปแบบ DOCX, PDF หรือข้อความธรรมดา

วิธีการสร้างจดหมาย

  1. 1

    เลือกประเภทจดหมาย

    จดหมายทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ จดหมายสมัครงาน จดหมายลาออก จดหมายแนะนำ จดหมายร้องเรียน และจดหมายขอบคุณ

  2. 2

    กรุณากรอกตัวแปร

    ที่อยู่ ผู้รับ วันที่ เรื่อง และย่อหน้าเนื้อหา

  3. 3

    ดูภาพตัวอย่าง

    ตัวอย่างจะจัดจดหมายตามรูปแบบจดหมายทางการของไทย มีที่อยู่ผู้ส่งและวันที่อยู่ด้านขวาบน บนกระดาษ A4 หรือ Letter (สหรัฐฯ)

  4. 4

    ส่งออกหรือคัดลอก

    ดาวน์โหลดในรูปแบบ DOCX สำหรับใช้ใน Word, PDF สำหรับแนบอีเมล หรือข้อความธรรมดาสำหรับการส่งผ่านเว็บเมล

โครงสร้างของจดหมายทางการ

จดหมายทางการของไทยมีรูปแบบที่ชัดเจน คือ ที่อยู่ผู้ส่งและวันที่อยู่ด้านขวาบน ตามด้วยเรื่อง คำขึ้นต้น และสิ่งที่ส่งมาด้วย ส่วนคำลงท้ายและลายมือชื่ออยู่กึ่งกลางด้านล่าง เครื่องมือนี้จัดจดหมายของคุณตามลำดับนี้ โดยเว้นบรรทัดว่างระหว่างแต่ละส่วน

ส่วนประกอบของจดหมายทางการ

  1. ที่อยู่ผู้ส่ง ชิดขวาบน เขียนที่อยู่และช่องทางติดต่อ โดยไม่ต้องใส่ชื่อ
  2. วันที่ ใต้ที่อยู่ เช่น “15 เมษายน 2569” ตามปีพุทธศักราช
  3. ผู้รับ ชิดซ้าย ได้แก่ ชื่อ ตำแหน่ง หน่วยงาน และที่อยู่
  4. เรื่อง ใจความสั้น ๆ ของจดหมาย พิมพ์ตัวหนา
  5. คำขึ้นต้น เช่น “เรียน คุณสมศรี ใจดี”
  6. สิ่งที่ส่งมาด้วย รายการเอกสารที่แนบมา (ถ้ามี) อยู่ก่อนเนื้อความ
  7. เนื้อความ โดยทั่วไปมีสามย่อหน้า คือ เหตุที่มีหนังสือไป รายละเอียด และสิ่งที่ขอ
  8. คำลงท้าย กึ่งกลางหน้า เช่น “ขอแสดงความนับถือ”
  9. ลายมือชื่อ กึ่งกลาง มีที่ว่างสำหรับลงชื่อด้วยลายมือเหนือชื่อที่พิมพ์ ไฟล์ PDF และ Word เว้นที่ว่างนี้ไว้ให้

แบบฟอร์มชุดคำแนะนำ

ประเภทจดหมาย ความยาวโดยทั่วไป องค์ประกอบหลัก
จดหมายทางการ 1 หน้า, 3 ย่อหน้า ขอเพียงเรื่องเดียว และบอกตั้งแต่ต้น
จดหมายสมัครงาน 1 หน้า, 3–4 ย่อหน้า เชื่อมโยงประสบการณ์เข้ากับตำแหน่งที่ประกาศรับ
จดหมายลาออก 1 หน้า, 2–3 ย่อหน้า วันทำงานวันสุดท้าย น้ำเสียงสุภาพ
จดหมายรับรอง 1 หน้า, 3–4 ย่อหน้า ยกตัวอย่างที่เป็นรูปธรรม ไม่ใช่คำคุณศัพท์
จดหมายร้องเรียน 1 หน้า, 3–4 ย่อหน้า ข้อเท็จจริงพร้อมวันที่ และสิ่งที่ขอให้แก้ไข
จดหมายขอบคุณ สั้น ๆ 2–3 ย่อหน้า กล่าวถึงช่วงเวลาที่เฉพาะเจาะจง

ภาษาที่คงความเหมาะสมได้ตลอดเวลา

  • เริ่มต้นโดยตรงจากประเด็นหลัก อย่าปกปิดมันไว้ด้วยคำพูดที่ไม่จำเป็นหรือไม่สำคัญ
  • ควรหลีกเลี่ยงการใช้ถ้อยคำอย่าง “หวังว่าจดหมายฉบับนี้จะส่งถึงท่านในสภาพที่ดี” หรือ “เมื่อท่านมีเวลาสะดวกที่สุด” เพราะฟังดูล้าสมัยและไม่จริงใจ
  • ใช้รูปปัจจุบันสำหรับข้อเท็จจริงในปัจจุบัน ใช้รูปอดีตสำหรับเหตุการณ์ และใช้รูปเงื่อนไขสำหรับคำขอ
  • วลี “กรุณาดูเอกสารแนบ” ถูกต้อง แต่เกินความจำเป็นในอีเมล ส่วนในจดหมายฉบับจริง ควรใช้คำว่า “แนบอยู่ด้านล่าง คุณจะพบเอกสารนี้…” หรือใช้ข้อความท้ายเอกสาร (footer) แทน

รายละเอียดของจดหมายสมัครงาน

จดหมายสมัครงานที่มีคุณภาพควรกล่าวถึงปัญหาของนายจ้างในย่อหน้าแรก ประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องของผู้สมัครในย่อหน้าที่สอง และข้อเสนอแนะหรือแนวทางปฏิบัติที่ชัดเจนในย่อหน้าที่สาม โดยไม่เกินหนึ่งหน้า และควรระบุชื่อผู้รับจดหมายให้ชัดเจนเมื่อเป็นไปได้ เนื่องจากบน LinkedIn หรือหน้าทีมงานของบริษัท มักจะระบุชื่อผู้จัดการฝ่ายสรรหาอยู่

รายละเอียดเกี่ยวกับการลาออก

โปรดรักษาเนื้อหาให้เป็นความจริง และให้รวมข้อมูลต่อไปนี้ไว้ด้วย:

  • บทบาทของคุณและระยะเวลาบอกกล่าวล่วงหน้า
  • วันทำงานสุดท้ายของคุณ (คำนวณจากวันบอกกล่าวล่วงหน้า)
  • ข้อความสั้นๆ ที่เขียนอย่างสง่างาม เพื่อแสดงความขอบคุณต่อบริษัท
  • ไม่มีข้อร้องเรียนใดๆ โปรดเก็บไว้สำหรับการสัมภาษณ์ตอนออกงาน

คำถามที่พบบ่อย

ตามขนบธรรมเนียมภาษาอังกฤษแบบอังกฤษบริติช จะใช้คำว่า “Yours sincerely” เมื่อเริ่มต้นด้วยชื่อบุคคล (เช่น “Dear Ms Brown”) และใช้คำว่า “Yours faithfully” เมื่อเริ่มต้นด้วยนามสกุลหรือตำแหน่งทั่วไป (เช่น “Dear Sir/Madam”) ส่วนภาษาอังกฤษแบบอเมริกันนั้นใช้คำว่า “Sincerely” ในทุกกรณี และไม่ใช้คำว่า “Faithfully” เลย

ไฟล์ DOCX หากผู้รับต้องการแก้ไขหรือพิมพ์; ไฟล์ PDF หากต้องจัดเก็บหรือแชร์ภายนอก (จะปิดกั้นการปรับรูปแบบข้อมูลระหว่างซอฟต์แวร์ต่างๆ); หรือไฟล์ข้อความธรรมดาสำหรับการวางลงในพอร์ทัลทรัพยากรบุคคลหรือเว็บเมล เนื่องจากข้อความแบบรีชเท็กซ์อาจถูกบิดเบือนได้

มีโครงสร้างอย่างเป็นทางการ แต่ให้ความอบอุ่นในเชิงอารมณ์ ควรใช้รูปแบบตัวอักษรขนาดใหญ่ โดยเนื้อหาควรสั้นและแสดงความชื่นชมอย่างตรงไปตรงมา จดหมายลาออกมักยังคงมีอายุการใช้งานยาวนานกว่าระยะเวลาของความสัมพันธ์ และอาจถูกอ่านอีกหลายปีต่อมาในการตรวจสอบข้อมูลการทำงาน

เก็บไว้เฉพาะในแท็บเบราว์เซอร์นี้เท่านั้น ชื่อ ที่อยู่ และข้อความที่คุณกรอกจะถูกเก็บในพื้นที่จัดเก็บเซสชันของแท็บนี้ เพื่อให้ขั้นตอนถัดไปแสดงจดหมายของคุณได้ ข้อมูลจะถูกลบเมื่อคุณปิดแท็บหรือเลือก “เริ่มต้นใหม่” และจะไม่ถูกส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์ของเราหรือเพิ่มลงในลิงก์ของหน้า

เครื่องมือที่เกี่ยวข้อง

เครื่องสร้างวงกลม Minecraft

สร้างพิมพ์เขียววงกลมและวงรี Minecraft แบบกลวงหรือทึบ กำหนดขนาดเป็นบล็อก นับวัสดุ ตรวจดูตาราง และดาวน์โหลด SVG

เครื่องสุ่มทีม NBA

เลือกชื่อทีม NBA ที่ไม่ซ้ำ 1–30 ทีมจากทั้งหมด หรือสูงสุด 15 ทีมจาก Eastern หรือ Western Conference

ตัวช่วยแก้เกมหาคำในตาราง

วางตารางตัวอักษรและรายการคำ แล้วค้นหาคำในแนวตรงทั้งแปดทิศทาง ดูเส้นทางที่เน้นสี พิกัดแถวและคอลัมน์ และดาวน์โหลดเฉลย

ไม้บรรทัดเซนติเมตรออนไลน์

เทียบกรอบบนหน้าจอกับบัตร ID-1 จริง แล้ววัดระยะระหว่างตัวชี้สองจุดบนไม้บรรทัดเซนติเมตร ผลการวัดเป็นค่าโดยประมาณ

เครื่องสุ่มรัฐของสหรัฐฯ

สุ่มชื่อรัฐที่ไม่ซ้ำกัน 1 ถึง 50 ชื่อจาก 50 รัฐของสหรัฐฯ ในเบราว์เซอร์ ผลลัพธ์ใช้ชื่อรัฐภาษาอังกฤษมาตรฐาน

เครื่องมือสร้างตารางแข่งแบบพบกันหมด

สร้างตารางแข่งแบบพบกันหมดหนึ่งหรือสองเลกสำหรับผู้เข้าร่วม 3 ถึง 24 ราย ดูคู่แข่งขันและผู้พักในแต่ละรอบ แล้วพิมพ์หรือดาวน์โหลด CSV

เครื่องมือนี้มีให้บริการในภาษาอื่น