Softonic

ตัวอย่างเทมเพลตจดหมาย

ขั้นตอน 1 / 3
ถัดไป

การเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการตั้งแต่ต้นนั้นใช้เวลานาน ส่วนการจัดรูปแบบให้ถูกต้องกลับเป็นสิ่งที่ทำได้ง่ายเกินไป โปรแกรมสร้างจดหมายนี้จะเติมโครงสร้างพื้นฐานไว้ให้ครบถ้วนสำหรับประเภทจดหมายที่พบบ่อยที่สุด ไม่ว่าจะเป็นช่องผู้ส่ง ช่องผู้รับ วันที่ เรื่อง คำทักทาย ข้อความหลัก การลงนาม และเอกสารแนบ เพื่อให้คุณสามารถโฟกัสกับเนื้อหาของจดหมายได้อย่างเต็มที่ เพียงเลือกแม่แบบ ใส่เนื้อหา จากนั้นส่งออกในรูปแบบ DOCX, PDF หรือข้อความธรรมดา

วิธีการสร้างจดหมาย

  1. 1

    เลือกประเภทจดหมาย

    จดหมายทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ จดหมายสมัครงาน จดหมายลาออก จดหมายแนะนำ จดหมายร้องเรียน และจดหมายขอบคุณ

  2. 2

    กรุณากรอกตัวแปร

    ที่อยู่ ผู้รับ วันที่ เรื่อง และย่อหน้าเนื้อหา

  3. 3

    ดูภาพตัวอย่าง

    ขอบเว้น รูปแบบการจัดแนว และรูปแบบตัวอักษรแบบบล็อกสอดคล้องกับมาตรฐานที่ยอมรับได้ (AMA, NMF)

  4. 4

    ส่งออกหรือคัดลอก

    ดาวน์โหลดในรูปแบบ DOCX สำหรับใช้ใน Word, PDF สำหรับแนบอีเมล หรือข้อความธรรมดาสำหรับการส่งผ่านเว็บเมล

โครงสร้างของจดหมายทางการ

รูปแบบบล็อก, จัดเรียงตามแนวซ้าย ไม่มีการเบี่ยงย้ายย่อหน้า และมีเพียงบรรทัดว่างเดียวระหว่างส่วนต่าง ๆ, เป็นรูปแบบมาตรฐานในยุคปัจจุบัน ส่วนรูปแบบเก่าอย่าง “บล็อกปรับเปลี่ยน” และ “แบบเบี่ยงย้าย” ยังคงมีอยู่ แต่ดูล้าสมัยแล้ว

ลำดับส่วน (รูปแบบบล็อก)

  1. ที่อยู่ของผู้ส่ง, ที่อยู่ของคุณเอง อยู่ทางด้านบนซ้าย โดยไม่มีชื่อปรากฏข้างบน
  2. วันที่ – เขียนอย่างครบถ้วน (15 เมษายน 2026 ไม่ใช่ 15/04/26)
  3. ชื่อและที่อยู่ของผู้รับ, แต่ละบรรทัดจัดเรียงให้อยู่ทางด้านซ้าย อยู่ใต้วันที่ และมีบรรทัดว่างหนึ่งบรรทัดอยู่ด้านบน
  4. ชื่อเรื่อง, ใช้ตัวหนา และเริ่มต้นด้วย “Re:” หรือ “Subject:”
  5. คำทักทาย, “ท่านนางโรดริเกซที่เคารพ” หรือ “ผู้จัดการฝ่ายสรรหาที่เคารพ” หากไม่ทราบชื่อ
  6. เนื้อหาหลัก, โดยทั่วไปควรใช้สามย่อหน้าสำหรับจดหมายแต่ละฉบับ ได้แก่ ส่วนประกอบของบริบท รายละเอียดเฉพาะ และขั้นตอนการดำเนินการ
  7. ลายเซ็น, “ด้วยความจริงใจ” เมื่อรู้ชื่อผู้รับ; “ด้วยความจงรักภักดี” หากไม่ทราบชื่อ (สำหรับภาษาอังกฤษ); และ “ด้วยความจริงใจ” ในทุกกรณีอื่น
  8. ลายเซ็น + ชื่อที่พิมพ์, ให้เว้นช่องว่างสี่บรรทัดระหว่างส่วนลายเซ็นกับชื่อที่พิมพ์ เพื่อรองรับการลงนามด้วยลายมือ
  9. เอกสารแนบ, “Enc: ประวัติส่วนตัว (CV), ผลงาน” ต้องอยู่ใต้ช่องลงลายเซ็น

แบบฟอร์มชุดคำแนะนำ

ประเภทจดหมาย ความยาวโดยทั่วไป องค์ประกอบหลัก
จดหมายสมัครงาน 1 หน้า, 3–4 ย่อหน้า เชื่อมโยงประสบการณ์การทำงานเข้ากับรายละเอียดตำแหน่งงาน
การลาออก 1 หน้า, 2–3 ย่อหน้า ในวันทำงานสุดท้าย, ใช้สำนวนที่เรียบง่ายและไม่เข้มข้น
คำแนะนำ 1 หน้า, 3 ย่อหน้า เนื้อหาเป็นเรื่องราวเฉพาะตัว ไม่ใช่คำคุณศัพท์
คำร้องเรียนอย่างเป็นทางการ 1 หน้า, 3–4 ย่อหน้า ข้อเท็จจริงพร้อมวันที่ และแนวทางการแก้ไขที่ขอ
ข้อเสนอทางธุรกิจ 1–2 หน้า ให้เริ่มจากสรุปสำคัญก่อน
การติดตามความคืบหน้า สั้น ๆ 1–2 ย่อหน้า อ้างถึงช่วงเวลาเฉพาะ

ภาษาที่คงความเหมาะสมได้ตลอดเวลา

  • เริ่มต้นโดยตรงจากประเด็นหลัก อย่าปกปิดมันไว้ด้วยคำพูดที่ไม่จำเป็นหรือไม่สำคัญ
  • ควรหลีกเลี่ยงการใช้ถ้อยคำอย่าง “หวังว่าจดหมายฉบับนี้จะส่งถึงท่านในสภาพที่ดี” หรือ “เมื่อท่านมีเวลาสะดวกที่สุด” เพราะฟังดูล้าสมัยและไม่จริงใจ
  • ใช้รูปปัจจุบันสำหรับข้อเท็จจริงในปัจจุบัน ใช้รูปอดีตสำหรับเหตุการณ์ และใช้รูปเงื่อนไขสำหรับคำขอ
  • วลี “กรุณาดูเอกสารแนบ” ถูกต้อง แต่เกินความจำเป็นในอีเมล ส่วนในจดหมายฉบับจริง ควรใช้คำว่า “แนบอยู่ด้านล่าง คุณจะพบเอกสารนี้…” หรือใช้ข้อความท้ายเอกสาร (footer) แทน

รายละเอียดของจดหมายสมัครงาน

จดหมายสมัครงานที่มีคุณภาพควรกล่าวถึงปัญหาของนายจ้างในย่อหน้าแรก ประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องของผู้สมัครในย่อหน้าที่สอง และข้อเสนอแนะหรือแนวทางปฏิบัติที่ชัดเจนในย่อหน้าที่สาม โดยไม่เกินหนึ่งหน้า และควรระบุชื่อผู้รับจดหมายให้ชัดเจนเมื่อเป็นไปได้ เนื่องจากบน LinkedIn หรือหน้าทีมงานของบริษัท มักจะระบุชื่อผู้จัดการฝ่ายสรรหาอยู่

รายละเอียดเกี่ยวกับการลาออก

โปรดรักษาเนื้อหาให้เป็นความจริง และให้รวมข้อมูลต่อไปนี้ไว้ด้วย:

  • บทบาทของคุณและระยะเวลาบอกกล่าวล่วงหน้า
  • วันทำงานสุดท้ายของคุณ (คำนวณจากวันบอกกล่าวล่วงหน้า)
  • ข้อความสั้นๆ ที่เขียนอย่างสง่างาม เพื่อแสดงความขอบคุณต่อบริษัท
  • ไม่มีข้อร้องเรียนใดๆ โปรดเก็บไว้สำหรับการสัมภาษณ์ตอนออกงาน

คำถามที่พบบ่อย

ตามขนบธรรมเนียมภาษาอังกฤษแบบอังกฤษบริติช จะใช้คำว่า “Yours sincerely” เมื่อเริ่มต้นด้วยชื่อบุคคล (เช่น “Dear Ms Brown”) และใช้คำว่า “Yours faithfully” เมื่อเริ่มต้นด้วยนามสกุลหรือตำแหน่งทั่วไป (เช่น “Dear Sir/Madam”) ส่วนภาษาอังกฤษแบบอเมริกันนั้นใช้คำว่า “Sincerely” ในทุกกรณี และไม่ใช้คำว่า “Faithfully” เลย

ไฟล์ DOCX หากผู้รับต้องการแก้ไขหรือพิมพ์; ไฟล์ PDF หากต้องจัดเก็บหรือแชร์ภายนอก (จะปิดกั้นการปรับรูปแบบข้อมูลระหว่างซอฟต์แวร์ต่างๆ); หรือไฟล์ข้อความธรรมดาสำหรับการวางลงในพอร์ทัลทรัพยากรบุคคลหรือเว็บเมล เนื่องจากข้อความแบบรีชเท็กซ์อาจถูกบิดเบือนได้

มีโครงสร้างอย่างเป็นทางการ แต่ให้ความอบอุ่นในเชิงอารมณ์ ควรใช้รูปแบบตัวอักษรขนาดใหญ่ โดยเนื้อหาควรสั้นและแสดงความชื่นชมอย่างตรงไปตรงมา จดหมายลาออกมักยังคงมีอายุการใช้งานยาวนานกว่าระยะเวลาของความสัมพันธ์ และอาจถูกอ่านอีกหลายปีต่อมาในการตรวจสอบข้อมูลการทำงาน

ไม่ การรวมเทมเพลตจะดำเนินการภายในเบราว์เซอร์ของคุณ และข้อมูลทั้งหมดที่คุณป้อน ไม่ว่าจะเป็นชื่อหรือที่อยู่ จะไม่ถูกส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์แต่อย่างใด

เครื่องมือที่เกี่ยวข้อง

เครื่องสร้างเสียงรบกวนสีขาว

เล่นเสียงที่สร้างในเครื่องพร้อมตัวจับเวลาและค่อย ๆ ลดเสียง

เครื่องสุ่มรัฐของสหรัฐฯ

สุ่มชื่อรัฐที่ไม่ซ้ำกัน 1 ถึง 50 ชื่อจาก 50 รัฐของสหรัฐฯ ในเบราว์เซอร์ ผลลัพธ์ใช้ชื่อรัฐภาษาอังกฤษมาตรฐาน

สมุดบันทึกออนไลน์

เขียนบันทึก เลือกเก็บในอุปกรณ์หรือแท็บ ตรวจจำนวนคำ อักขระ และบรรทัด แล้วคัดลอกหรือดาวน์โหลดเป็น TXT หรือ Markdown

นาฬิกาจับเวลาหมากรุกสากล

ใช้นาฬิกาหมากรุกสำหรับผู้เล่นสองคนในเบราว์เซอร์ พร้อมเวลาพื้นฐาน เวลาเพิ่มแบบฟิชเชอร์ ดีเลย์เสริม นับตาเดิน หยุดชั่วคราว/รีเซ็ต และตรวจจับธงตกเมื่อหมดเวลา

ตัวสร้างลายเซ็นอีเมล

สร้างลายเซ็นอีเมล HTML ที่สะอาดจากชื่อ ตำแหน่ง บริษัท อีเมล โทรศัพท์ และเว็บไซต์ของคุณ แล้ววางโค้ดลงใน Gmail, Outlook หรือ Apple Mail ได้โดยตรง

สร้างตารางเรียน

สร้างตารางเรียนรายสัปดาห์พร้อมเวลา ห้องเรียน และการตรวจสอบเวลาซ้อนกันในเบราว์เซอร์ แล้วพิมพ์หรือดาวน์โหลดเป็น CSV และไฟล์ปฏิทินแบบทำซ้ำทุกสัปดาห์

เครื่องมือนี้มีให้บริการในภาษาอื่น