ตัวสร้างใบแจ้งหนี้

สิ่งที่ใบแจ้งหนี้ทุกฉบับต้องมี

การจัดการภาษี

• ราคารวมภาษี (ใช้กันทั่วไปในสหภาพยุโรปและสหราชอาณาจักร): ราคาของแต่ละรายการรวมภาษีมูลค่าเพิ่มไว้แล้ว และใบแจ้งหนี้จะแยกแสดงจำนวนภาษีนั้น
• ราคาไม่รวมภาษี (ใช้กันทั่วไปในสหรัฐอเมริกา): แต่ละรายการเป็นยอดสุทธิ และภาษีจะถูกบวกที่บรรทัดยอดรวมย่อย
• หลายอัตราภาษี (เช่น สหราชอาณาจักร: อัตรามาตรฐาน 20%, อัตราลดหย่อน 5%, อัตราศูนย์ 0%) สามารถกำหนดแยกในแต่ละรายการได้
• การเรียกเก็บภาษีแบบย้อนกลับ (reverse charge): สำหรับบริการข้ามพรมแดนแบบ B2B ภายในสหภาพยุโรป ผู้ซื้อเป็นผู้รับผิดชอบภาษีมูลค่าเพิ่ม ใบแจ้งหนี้ของคุณต้องระบุว่า “ใช้การเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มแบบย้อนกลับ” และไม่ต้องแสดงบรรทัดภาษีมูลค่าเพิ่ม

การกำหนดหมายเลขและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

หมายเลขใบแจ้งหนี้ต้องเรียงลำดับต่อเนื่องและไม่ซ้ำกัน เขตอำนาจศาลส่วนใหญ่ห้ามเว้นช่วงหมายเลข (ห้ามข้ามหมายเลขใบแจ้งหนี้) แม้ว่าฉบับร่างจะไม่เคยถูกส่งออกไปก็ตาม เครื่องมือจะเพิ่มหมายเลขให้อัตโนมัติ และแจ้งเตือนเมื่อคุณพยายามใช้หมายเลขซ้ำ

บางประเทศ (อิตาลี โปรตุเกส สเปน และบางส่วนของละตินอเมริกา) กำหนดให้รายงานใบแจ้งหนี้ต่อหน่วยงานสรรพากรแบบเรียลไทม์ (ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์, SdI, SII) เครื่องมือนี้ไม่ส่งข้อมูลไปยังพอร์ทัลเหล่านั้น หากเข้าข่าย ให้ใช้ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์โดยเฉพาะ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• การใช้หมายเลขใบแจ้งหนี้ซ้ำ หากคุณยกเลิกใบแจ้งหนี้ ให้ออกใบลดหนี้ที่อ้างอิงถึงใบนั้น อย่าใช้หมายเลขเดิมซ้ำ
• ไม่มีเลขทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม/GST หากไม่มีเลขนี้ ผู้ซื้อมักไม่สามารถขอคืนภาษีได้
• คำอธิบายคลุมเครือ วลี “ที่ปรึกษา (พฤษภาคม)” ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด “คำอธิบายสินค้า/บริการ” ในเขตอำนาจศาลส่วนใหญ่ ควรระบุวันที่ ชั่วโมง หรือรหัสโครงการ
• สัญลักษณ์สกุลเงินหรือเครื่องหมายทศนิยมไม่ถูกต้อง 1,200.00 ในสหรัฐอเมริกาหมายถึงหนึ่งพันสองร้อย (จุลภาคเป็นตัวคั่นหลักพัน) แต่ในหลายประเทศสหภาพยุโรปจะอ่านเป็น 1.2 (จุลภาคเป็นจุดทศนิยม) เพื่อเลี่ยงความสับสน ให้ปฏิบัติตามธรรมเนียมท้องถิ่นหรือเขียนจำนวนเงินเป็นตัวอักษร